Conheça o GTD: um método complexo para uma vida complexa

A cada dia que passa nossa vida fica mais corrida e parece que nossas 24 horas diárias não são suficientes para realizar todas as tarefas. “Se eu tivesse mais tempo…”, esse pensamento com certeza já passou pela sua cabeça, não é mesmo?

Na verdade, o problema não é nem a quantidade de tarefas, mas sua complexidade. Todos os dias temos projetos para desenvolver, exercícios para praticar, habilidades para obter, conteúdos que precisam ser fixados. Todas essas tarefas deixam nossa mente confusa e não conseguimos nos concentrar no que estamos fazendo, algo que atrapalha a produtividade e só piora ainda mais toda a situação.

Mas fique calmo, aqui começam as boas notícias. O nosso cérebro é considerado o melhor computador do mundo, pois sua capacidade para obter novos conhecimentos é muito grande.

O único problema é que ele armazena as informações de forma lenta e por isso não é recomendado deixar seu planejamento somente na cabeça, é preciso deixar tudo anotado em um lugar mais confiável, e é aqui que o método GTD entra em ação.

Afinal, o que é o método GTD?

Getting Things Done é o título do livro de David Allen que no Brasil pode ser encontrado como “A arte de fazer acontecer”. Nesse livro, o consultor de produtividade estadunidense cria e explica um método que visa anotar todas as ideias, tarefas e projetos que estão na nossa cabeça de maneira minuciosa e bem planejada.

O ideal era ler a obra para entender bem a ideia de Allen, mas pode ficar tranquilo. A Casa do Concurseiro sabe como sua agenda está cheia e a última coisa que queremos agora é colocar mais um item nela.

Por isso, preparamos alguns tópicos que vão te ajudar a entender esse método e começar a usá-lo para melhorar todas as áreas da sua vida. Confira!

1º passo: captura

Em seu método, Allen define 5 passos para capturar, organizar e concluir tudo o que precisamos fazer. O primeiro passo consiste em anotar tudo que está em nossa cabeça.

Desde os alimentos que estão faltando na geladeira até a matéria atrasada, ou mesmo aquele problema do trabalho que apareceu na sexta à noite e ficou para ser resolvido na segunda. Allen chama o lugar dessas anotações de caixa de entrada.

Você pode fazer essas anotações no lugar de sua preferência, seja um aplicativo mobile, um programa de computador, uma planilha no Excel ou até o clássico caderninho.

Mas lembre-se de que o local deve ser de fácil acesso e, se for eletrônico, deve ter um backup e estar disponível em vários aparelhos. Assim você poderá realizar suas anotações em qualquer lugar.

2º passo: esclarecimento

Neste passo, é preciso refletir sobre os itens em sua caixa de entrada. Quando você terminar essa etapa, a caixa de entrada deve estar totalmente vazia. Já refletiu? Agora é a hora de elencar cada tarefa a partir de alguns pontos simples:

  • Que tipo de tarefa é?
  • Consigo realizar essa tarefa agora?
  • Quantas ações ela requer e quanto tempo vai levar?

Se a tarefa não pode ser concluída descubra o porquê. Dependendo da resposta, ela vai para o planejamento futuro, para o arquivo morto (que pode ser analisado futuramente e voltar para as ações) ou para a lixeira.

3º passo: organização

Comece definindo tarefas por prazo e categoria. O que você quer alcançar na próxima semana? Durante as férias? Até o ano que vem? Separe também por categoria: trabalho, família, estudos, esportes, habilidades.

Se o objetivo pode ser cumprido em pouco tempo, como levar o lixo para fora ou regar as plantas, nem coloque ele no planejamento, complete-a imediatamente e não adicione em sua ferramenta de captura.

Se a tarefa demanda várias ações e um tempo maior, como mudar os móveis de lugar ou aprender a tocar piano, ela se torna um projeto e deve ter seu planejamento separado. Se a ação não depende apenas de você, faça lembretes com nomes e prazos.

4º passo: revisão

Você já deve ter percebido que essas listas vão ficar muito grandes (e devem mesmo, a ideia é pegar todas as áreas da sua vida). Por isso, é extremamente importante separar um tempo para rever todo o planejamento.

Uma revisão mais simples pode ser feita todos os dias, separando os tópicos da caixa de entrada e deixando-a sempre vazia. Mas considere uma revisão mais detalhada pelo menos uma vez na semana.

Lembre que sua vida está em constante mudança, portanto seu planejamento deve acompanhar essas mudanças de maneira precisa. Considere as seguintes perguntas na hora da revisão:

  • Anotei tudo que queria na caixa de entrada?
  • Tem algo do “quem sabe um dia” que posso colocar em prática agora?
  • A lista de prioridades está atualizada? Fiz tudo o que precisava?
  • Como está o andamento dos projetos?
  • E as tarefas que não dependem apenas de mim? Como está o andamento?

5º passo: colocando a mão na massa

Chegou a hora de trabalhar! Você tem tudo anotado, documentado e revisado, além disso está com tempo livre (quem diria?). Como escolher a próxima ação a ser tomada? É mais fácil do que parece.

Allen usa 4 critérios para escolher a próxima ação a ser tomada: contexto, energia disponível, tempo disponível e prioridades. Se você está em uma fila enorme no supermercado não dá pra fazer aquelas 20 flexões diárias (pelo menos não é recomendado). Mas nesse contexto é possível enviar algumas mensagens rápidas ou revisar seu próximo compromisso, que se for uma prioridade deve ser feito o quanto antes.

Também não é possível colocar a matéria do concurso em dia com apenas 20 minutos. Mas dá para separar o material de estudo e definir o próximo horário para a tarefa. Lembre-se de anotar tudo na caixa de entrada.

A energia disponível também deve ser considerada. Nosso cérebro tem um limite de absorção que varia de pessoa para pessoa. Confira nosso post sobre a técnica Pomodoro e potencialize ainda mais seus resultados.

Pontos positivos e negativos do GTD

O método GTD é realmente completo e, se bem aplicado, pode mudar totalmente nossa forma de trabalhar, estudar e fazer qualquer outra coisa.

Quando temos tudo documentado de forma inteligente e bem definida conseguimos esvaziar a mente e aproveitar muito mais cada momento – seja ele detrabalho ou de lazer.

Mas essa característica abrangente do método Getting Things Done também faz com que ele seja muito difícil de ser realizado de forma rápida. Não pense que em uma tarde você conseguirá documentar e organizar tudo.

Depois de algum tempo as etapas do método GTD vão ficando mais claras e até intuitivas. Mas até lá é preciso foco e trabalho duro. Os resultados valem a pena.

Vai prestar concurso e precisa se organizar para garantir a vaga? A Casa do Concurseiro preparou 5 dicas de estudo que vão te ajudar a transformar esse sonho em realidade.

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